Planejamento: você sabe fazer?

Nos últimos tempos muito se tem falado em planejamento. Seja qual for o assunto, esta palavra é repetida tomada como sendo a solução de todos os problemas. Mas será que o planejamento por si só é capaz de resolver ou evitar transtornos em nosso dia-a-dia?

Seja nas atividades caseiras ou profissionais, seja em âmbito financeiro ou organizacional, ou ainda em relação aos estudos ou carreira, o planejamento é importante para que se obtenha um resultado mais objetivo, claro e, talvez, mais rápido.

O que é planejar? Planejar é, me perdoem os linguistas e professores de português, quase um sinônimo de pensar. Neste caso, é um pensar no futuro. Ao se definir sobre o que vai planejar, você deve pensar em cada uma das etapas a serem seguidas considerando os possíveis problemas ou dificuldades que enfrentará e estipulando os resultados que pretende alcançar. Isso dá trabalho, mesmo que o assunto a ser planejado seja simples. E essa é a principal razão das pessoas não gostarem de fazê-lo. Pensar, para muitos, é cansativo e desnecessário pois é mais tranquilo ir fazendo ajustes na trajetória conforme as situações vão aparecendo, ou melhor, “ir levando com a barriga” como se diz popularmente.

Mas mesmo esse “levar com a barriga” não deixa de ser um planejamento. Por exemplo, ao decidir sair de casa para abastecer seu carro você já sabe em qual posto vai fazê-lo. Mesmo que inconscientemente, estabelece o caminho que fará para chegar lá e dependendo do horário saberá se este caminho terá congestionamento ou outra dificuldade, então decide que se a rota 1 estiver ruim, você seguirá por ruas alternativas. Isto é planejar, sem dor e sem traumas.

Então porque relutamos tanto em planejar nossas finanças pessoais? Em estabelecer nosso plano de desenvolvimento profissional? Fazer uma planejamento familiar? Talvez a resposta esteja na palavra educação. Planejar não faz parte do que aprendemos na escola, não se dá importância a algo que não faz parte da cultura geral do brasileiro. É muito mais importante a música e ouví-la bem alto para incomodar os vizinhos, o futebol que apenas traz despesas pessoas e alegrias momentâneas, as festas e suas bebedeiras, os namoros, enfim tudo o que a população costuma fazer para obter resultados instantâneos. E no ato de planejar estes resultados são futuros, muitas vezes longínquos e isso nã está de acordo com a formação cultural.

Cito alguns exemplos de planejamento que deveriam fazer parte da vida de todas as pessoas, independente de sua faixa econômica: se deve começar a pensar em aposentadoria deste o primeiro emprego; se deve pensar em saúde desde antes de seu filho nascer; se deve pensar em funeral enquanto está vivo; se deve pensar em carreira quando se começa a estudar... e por aí vai.

Cabe a cada um de nós, em nossas vidas pessoais ou nos locais onde trabalhamos começarmos a mudar esta filosofia. Devemos lembrar que uma volta ao mundo começa com o primeiro passo.

O Analista de O&M morreu. Vida longa ao Analista de O&M!

Há alguns meses atrás participei de um Congresso Nacional que tratava dos temas Segurança da Informação e Processos Administrativos. Durante uma palestra sobre o segundo tema, o palestrante, cujo nome não citarei aqui por não tê-lo encontratdo para obter sua autorização, questionou se havia no auditório algum Analista de Organização & Métodos.

Muitos ficaram espantados e riram. Afinal, o que seria esse tal analista? Perguntaram os mais jovens. E outros, mais experientes, diziam: Será que ainda existe algum?

Diante daquela situação bizarra, timidamente e até com um certo constrangimento levantei o braço, mesmo me apressando em complementar que não atuava diretamente na função, mas que já o havia feito durante muito tempo e as atividades inerentes ainda eram executadas por mim.

Ouviu-se no ambiente murmúrios de risos e surpresa. Senti-me como um animal raro sendo observado por curiosos mil. Neste instante o palestrante veio a meu socorro e comentou: “Eu parabenizo sua empresa por manter viva a figura de um dos profissionais mais importantes dentro de uma organização, independente do porte da mesma.” Viu-se na sequencia um ambiente de rostos com expressão de surpresa e interrogação.

Mas porquê o Profissional de Organização & Métodos desapareceu das empresas?

A resposta é simples: Por pura falta de visão administrativa!

A mudança começou no final da década de 80 quando os sistemas informatizados começaram a pipocar nas empresas. Os profissionais de informática na época eram extremamente técnicos e firmaram uma espécie de “join-venture” com os Analistas de O&M. Nessa ação em conjunto, os procedimentos mapeados pelo Analista de O&M foram a base para o desenvolvimento dos sistemas de gerenciamento, que hoje chamamos de ERP, em todas as áreas.

No desejo desenfreado por economizar, ou melhor reduzir custos como é mais politicamente correto, os gestores se perguntaram se os profissionais de informática não seriam capazes de fazer as atividades de O&M. Obviamente que eram, surgiu então o famoso Analista de Sistemas, que era o profissional que fazia o mapeamento dos processos, elaborava os diagramas de fluxo de acordo com o sistema, especificava os módulos e rotinas e encaminhava para programação.

Atualmente a ganância, quer dizer, a redução de custos forçou que o Analista de Sistemas faça também a programação e a incrível máquina gerou o Programalista . Nossa! Como são inteligentes esses gestores! Quando se aliam ao RH então.... O mesmo profissional levanta os dados, estabelece critérios e regras, e transforma isso em linguagem de máquina. Perfeito!

Sim, perfeito como fazer que parentes se casem entre si com o intuito de diminuir custos com a festa do casamento.

Burrice, é este o termo politicamente correto para o gestor que pensa desta forma. E porquê? Simplesmente porque a troca de informações, de experiências, o conflito salutar de idéias promove o desenvolvimento e consequentemente a criação de um sistema mais completo e com menos sucetibilidade de problemas e erros.

E todos sabemos que o maior custo de um sistema informatizado não é seu desenvolvimento e sim sua manutenção pós-implementação. Então por pura questão de lógica...

Há ainda aqueles que dizem que as atribuições do Analista de O&M podem ser exercidas por outros profissionais ou por estagiários. Também num assombro de inteligência, estes gestores delegam a recém-formados ou estudantes, a atribuição de organizar os procedimentos internos de sua empresa, com menor custo claro, não levando em conta que um profissional experiente já passou por fases de aprendizado real e não apenas nas bonitas teorias escolares.

Resta aos gestores pensar, mesmo que para muitos isto possa a provocar dores: “O que é melhor: pagar e ter o trabalho executado uma única vez com qualidade ou arriscar e gastar muito mais em retrabalho?”

Sei que o texto é um pouco irônico e que alguns poderão achá-lo agressivo, mas o intuito é fazer com que os atuais gestores utilizem de suas faculdades mentais para planejar. E PLANEJAR é a palavra-chave!

Ter um profissional de assessoria em O&M, seja ele contratado ou como consultor, não é luxo, é libertar-se de preocupações com processos e controles internos para dedicar seu tempo à gestão de sua empresa. Para enfatizar, perguntem-se porquê organizações de grande porte como bancos e multinacionais ainda tem a figura do Analista de O&M (ou Analista de Negócios ou de Processos Administrativos) em seu quadro funcional? Com certeza não é por luxo ou por não terem onde gastar seu dinheiro.

É apenas por necessidade e por saberem que o agrupamento de funções sobrecarrega o profissional, reduz o desempenho, faz cair a produtividade e aumenta a rotatividade (turn over). Ou seja, usam a inteligência!

O Analista de O&M morreu... Vida longa ao Analista de O&M!

Gestão do Conhecimento nas empresas

Gestão do Conhecimento é, em resumo, a administração do conhecimento das pessoas que atuam em uma determinada empresa com finalidade de aproveitar este conhecimento em benefício da própria empresa.
Também chamado de capital intelectual, é considerado por muitos autores como um bem que a empresa possui. É composto pelo conhecimento das pessoas e também pelo conhecimento da empresa. Este último abrange os procedimentos, políticas, marcas, patentes, relacionamentos com clientes e fornecedores etc.
Com esta conceituação pode-se ver claramente que o Conhecimento é um bem intagível mas ao mesmo tempo tangível, que pode ser avaliado inclusive financeiramente em alguns pontos, daí a denominação de Capital dado por alguns autores.
Olhando por este prisma, a empresa atual deve considerar a Gestão do Conhecimento como parte de seu planejamento estratégico e integrá-la às práticas de Recursos Humanos, pois não se trata de mais um modismo administrativo e sim de uma necessidade que pode ou não tornar a empresa competitiva no mercado em que atua.
Para aplicar na prática os conceitos da Gestão do Conhecimento, a empresa deve ter uma avaliação precisa de sua estratégia operacional, difundir entre as pessoas a cultura de compartilhamento de informações e promover de forma efetiva ações de integração.
Afinal, muitos pensam: “Se ter a informação é ter poder, então por quê compartilha-la?” Esta questão é o ponto-chave para empresa, pois ao conseguir mudar esta linha de pensamento a empresa pode mostrar que para ela e para o funcionário como pessoa é muito importante difundir o conhecimento para preservá-lo. Um dos métodos utilizados é rotação de atividades, ou “job rotation”, onde os funcionários passam por períodos pré-determinados em setores diferentes daqueles que atuam para aprender novas tarefas, assim o conhecimento ligado àquela atividade é difundido, inclusive para outros setores, criando um intercâmbio e perpetuando o “know-how” da empresa.